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浅议中小企业电子商务与ERP的集成
2013-12-21 16:46:46

        一、前言

        近年来以电子商务为特征的新经济发展,加速了经济的全球化与全球信息化。信息技术和网络技术不仅仅改变了全球市场竞争的模式,也改变了企业的管理和经营模式。随着企业信息化的推进,很多中小企业纷纷建立或准备建立自己的电子商务和ERP系统。但当前我国中小企业在电子商务和ERP系统建设中存在诸多问题,如电子商务与ERP系统建设被分裂开来,没有统一规划和统一设计;两个系统下的采购数据、销售数据和财务数据没有进行合并,数据一致性和完整性欠缺;软件、硬件没有充分共享,造成资源浪费;ERP直接采用市场上的商用软件,而电子商务系统则自己开发,不能实现两者的会话与协同。诸如此类的问题不仅使企业信息化的建设成本居高不下,也影响了企业的运转效率,导致企业综合竞争力下降。因此,企业在实施电子商务和ERP系统的时候,如何正确处理两者之间的关系、如何有效进行系统内外部的集成是企业信息化进程中不能不面对的重要问题。

        二、电子商务与ERP的关系

        电子商务最本质的含义就是“电子”+“商务”,它是指利用Internet、Intranet、Extranet等网络技术手段解决商业交易问题,降低产、供、销成本,从而增加企业利润的所有商业活动,其实质是企业经营管理各个环节的信息化过程。电子商务的重要性不言而喻,在新经济时代,企业要么迈向电子商务,要么“无商可务”。

        从系统学的角度讲,企业实施电子商务是一项技术和业务整合的系统工程。典型的企业电子商务发展模式包含三个层次:首先构建网络软硬件基础设施,实现企业及其产品的网上展示、网上公关、网络营销等网上商务活动;其次实现办公自动化(OA);最后建设企业核心的业务管理和应用系统,重组企业内部经营活动,使其与企业开展电子商务活动保持协调一致,此环节中最有代表性的是ERP的实施。

        ERP(企业资源计划)的应用可以说是企业电子商务发展过程中的一种必然和趋势。ERP基于计算机技术和管理科学的最新发展,从理论和实践两个方面,以管理会计为核心,合理规划企业资源,将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划,消除生产和经营过程中一切无效的劳动和无价值的资源分配,从而达到最佳资源组合,使企业获得最佳效益。总的来说,ERP是面向供应链管理的现代企业管理思想和方法,是实现企业整体经营管理的解决方案。

        电子商务与ERP都属于企业的信息系统。电子商务是建立在ERP的基础之上的应用,也就是说ERP是企业实施电子商务的支撑系统。但从另一个角度来看,电子商务与ERP又可以被归于同一个层次的应用,只是侧重点不同——ERP系统是由MRP、 MRPⅡ等企业管理思想发展来的,管理范围侧重于企业内部;电子商务解决的则是企业与外部世界的通信、连接和交易,侧重点以与外部的交互为主。电子商务更多地起到一种工具的作用,而ERP却是提供一种管理思想和模式,对于企业管理、企业文化都有一种变革的作用。

        三、中小企业电子商务与ERP集成的重要性

        对企业来讲,电子商务和ERP系统如同前线和后方的关系,两者息息相关。一个成功的企业信息系统在运行期间,外部、内部任一环节所发生的变化应能迅速传递到相关环节。比如说企业通过电子商务在网上拿到订单后,应能立即将订单信息传递到企业内部ERP系统,以便采购、生产、财务、销售各部门组织安排原料、资金、生产和预售。如果企业前端的电子商务和后台的ERP系统脱节,会导致很多关键的信息和数据被封闭在相互独立的系统中,从电子商务(EC)平台上获得的销售定单、市场信息不能及时传递到后台ERP系统中;同样,由于没有EC系统与ERP系统的集成,前台的EC系统也不能读取ERP系统中的有关产品的价格、客户等信息,造成前后台信息的脱节。企业物流、资金流和信息流不能有机统一,数据的一致性、完整性和准确性不能保证,部门间重复着冗余的工作,不能对客户作出迅速及时有效的响应,使企业工作效率下降以及运营成本上升,从而给企业自身带来极大的损害。因此,企业的电子商务和ERP的集成不容忽视。现在的ERP必须能够适应互联网的应用,支持跨平台的多组织的应用,并和电子商务系统之间有广泛的数据、业务逻辑的接口。企业在构建后台ERP的同时,必须做好与前台电子商务系统的高度集成。这种两者集成应用的系统我们称之为“EC-ERP”。

        实施EC-ERP系统,企业的供需链管理、客户关系管理、商业智能、电子商务、办公业务自动化等功能全面集成,实现资源共享和数据共享,企业内部各部门的流程将更加合理、规范,衔接更加平滑,生产效率更高,库存占用资金更少。企业各层领导可以迅速地、准确地、及时地得到所需的报表,能够对市场作出最及时的反映,加快商务进程。

        在这种全面集成的新系统支持下,消费者或客户在展示室或通过互联网络在电子商场了解产品性能、价格,通过电子方式给生产厂商下达订单。生产商通过EC-ERP系统下达物料采购和生产制造指令,通过电子方式完成物料采购、支付。经过生产制造,最后将商品按时送交用户,在网上完成交易结算。它使供应商、生产商、分销商、客户,通过供需链紧密集成,实现物料不间断地流动,实现零库存。这样,企业就能最大限度减少经营成本,快速响应客户需求,提高企业市场竞争能力和经济效益。

        四、电子商务与ERP集成的要点

        电子商务与ERP的集成是一项庞大而繁杂的工程,这中间,牵涉到业务的重组、数据的共享、人员的调整、软硬件的重构等方方面面,必须投入一定的人力、财力、精力,上下集心才能完成。

        业务流程上,ERP不能仅仅局限于企业的内部管理,系统应基于Internet/Intranet实现作业管理,电子商务系统的变动应能及时传递到ERP系统,反之亦然。如ERP有采购、生产、销售、库存、资金模块,而电子商务系统有网上销售、网上采购和网上资金收付模块,两者存在一定的重复,在进行集成时,应在ERP的物流和资金模块中为电子商务系统增加一个入口和出口,将电子商务纳入供应链和资金模块管理之中,实现统一管理。

        数据的共享非常重要,实现电子商务端数据库服务器与ERP数据库服务器之间业务数据的双向通信既是系统集成的主要内容,又是系统集成能否成功的关键。在集成时,电子商务数据库和ERP数据库之间的数据变动可使用中间件通讯技术SOAP传递,避免数据的不一致和更新延迟,便于企业更好地安排采、购、销。

        企业决策层在推动集成工作时,企业的所有员工必须在思想意识上有正确的认识,加强业务学习,掌握复合知识。管理人员要懂一定的计算机技术,技术人员要具备管理理论和商务知识。企业如果缺乏复合型人才,便无法有效地实现ERP与电子商务的融合。系统集成后,负责相同或相近模块工作的人员应加强沟通,协调工作,如企业网上采购和网下采购可以根据采购成本合理分配采购指标,降低采购成本,增加企业效益。

        确保ERP与电子商务更好地整合,软硬件的重构也是一重要因素。在集成过程中,由于系统的实时性要求提高,数据流量增大,对软硬件的反应速度和反应能力随之提高,应根据企业实际情况更新部分设施。在ERP实施较成熟的企业,应根据ERP的模块开发相应的电子商务模块,扩展ERP的应用,在规划和开发时应预留接口,为今后升级打好基础。

        总之,电子商务和ERP的集成是一项经营管理创新,是企业实施电子商务战略的重要举措。企业要根据自身的实际情况,积极制定战略,整体规划,循序渐进,把电子商务与ERP集成系统逐步建立起来。

        五、电子商务与ERP集成的技术

        电子商务和ERP系统都是复杂的系统,而对于中小企业来说,两者通常都是各自开发,互相独立,两个系统的软硬环境是异构的,技术上不兼容。因此要将两者集成,需要采用分布的、开放的、支持跨平台的和具有可交互性能力的技术,目前,业界在集成电子商务和ERP系统时主要采用XML技术和SOAP技术。

        XML(eXtensible Markup Language,可扩展标识语言)是由W3C(互联网联合组织)于1998年2月发布的标准。它将SGML的丰富功能与HTML的易用性结合到Web的应用中, XML的最大优点在于它的数据存储格式不受显示格式的制约。XML具有自描述性的特点,非常适用于不同应用系统间的数据交换,而且这种数据交换不以预先规定的一组数据结构定义为前提。

        SOAP(Simple Object Access Protocol,简单对象访问协议)是在分散或分布式的环境中交换信息的简单的协议,是一个基于XML的协议。SOAP作为一种综合各种计算机技术的通信协议,能够用多种程序设计语言在多种操作系统下和多种计算机平台上实现。

用XML和SOAP集成电子商务系统与ERP系统的主要思想是:电子商务系统为网络用户发布信息资源和开展商务活动,在接收到订单信息后,将信息保存到电子商务数据库,同时将数据生成规定格式的XML文档。然后将XML文档打包成消息,通过消息中间件SOAP传输给ERP系统端,ERP系统端接收到消息后,自动处理消息里的XML文档,根据文档的信息更新ERP端的数据库;反之,ERP系统在运行过程中如果对一些信息作出了改动,那么它也将信息打包成消息,通过SOAP传输给电子商务端的数据库,从而保证两者的实时统一。

        XML和SOAP技术在电子商务系统与ERP系统之间架起了一道数据传输的桥梁,解决了两个系统数据库因数据结构不同,而不能数据共享的问题。采用XML和SOAP技术进行电子商务和ERP系统的集成,实现了系统真正的跨平台运行,系统具有高度集成、高度模块化、高可靠性和安全性等优点。


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